Il est de plus en plus difficile pour les entreprises de trouver des travailleurs compétents capables de proposer un soutien administratif. Le service Management support représente le plus gros challenge pour les employeurs. C'est ce qui ressort d'une étude réalisée dans le cadre du Guide des Salaires 2018 Robert Half. 39 % des managers interrogés qui sont habilités à engager du personnel déclarent qu'il est particulièrement difficile de trouver des candidats appropriés pour ces services. Les services suivants sont le département financier (34 %), le service RH et salaires (31 %), le service juridique (31 % également) et le service achats et logistique (23 %).

Des candidats qui ont la bosse des langues : pas facile à trouver

Vous attendez de la part des membres du personnel de votre service de soutien administratif qu'ils aient une bonne connaissance du français, du néerlandais et de l'anglais. Les collaborateurs qui s'expriment parfaitement dans plusieurs langues sont de plus en plus difficiles à trouver, comme le montre une seconde étude indépendante réalisée par Robert Half auprès de 300 managers habilités à engager du personnel. Cela signifie que les rares candidats qui maîtrisent trois langues (ou plus) sont conscients de leur valeur et occupent une position de force dans les négociations de salaire.

Le personnel de soutien administratif doit pouvoir... tout faire.

Les différentes tâches qui doivent être assumées par le personnel de soutien administratif varient d'entreprise en entreprise et même de département en département. Le personnel de soutien administratif n'est pas seulement en contact avec les différents acteurs (des clients et fournisseurs jusqu'aux managers supérieurs), ils peuvent également être sollicités sur plusieurs types de projets (de l'organisation d'un événement d'entreprise jusqu'à la gestion des réseaux sociaux).

Il existe tout de même quelques compétences que doit posséder un membre du service de soutien administratif, en plus des qualifications évidentes requises pour la gestion administrative de l'entreprise. Par exemple : être à l'aise avec les logiciels les plus fréquents tels que Word, Excel, Outlook et PowerPoint, mais également des logiciels d'ERP comme SAP ou Navision. Enfin, il convient également d'avoir de bonnes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.

En plus des différentes tâches confiées à votre personnel administratif, il existe de nombreux outils utiles pour augmenter la productivité de l'entreprise. Avec SurveyMonkey, il devient facile de réaliser des sondages et d'en examiner les résultats. Dashline garantit une gestion efficace des mots de passe. Trello est un outil essentiel pour tout ce qui se rapporte à la gestion de projets.

Vous regrettez une embauche ? Voici un top 5

Le manque de demandes sur le marché de l'emploi mène parfois à une embauche qui s'avère par la suite ne pas être une si bonne idée. En tant que travailleur, vous êtes peut-être disposé à diminuer vos attentes en vous disant que les compétences techniques nécessaires peuvent être apprises « sur le tas », après une formation ciblée.

Bien que ce soit tout à fait compréhensible, il convient d'être prudent avec ce genre d'idée. Parmi les 300 managers belges interrogés, 39 % disent que le « manque de compétences techniques » est la raison principale qui les fait regretter d'avoir engagé un travailleur. Cette raison est précédée par « ne convient pas aux compétences de l'équipe », qui est avancée par 40 % des managers comme la cause principale du regret de l’embauche d'un travailleur. Le top 5 est complété par « ne convient pas à la structure de l'entreprise » (37 %), « ne correspond pas à la personnalité de l'équipe » (37 %) et « attentes différentes » (30 %).