Qui n’a jamais éprouvé de difficultés à gérer son temps pendant la pandémie de COVID-19 ? Dans cette nouvelle réalité, les frontières entre le bureau, la maison et les devoirs des enfants s’estompent, parfois même jusqu’à disparaître complètement. Vous vous sentez concerné(e) ? Nous nous en doutons. Vous n’avez pas le temps de répondre parce que vous écoutez une conférence téléphonique tout en écrivant à votre patron pendant que les enfants vous demandent de l’aide pour leurs devoirs ? Nous compatissons.

Si la gestion du temps constitue déjà un défi en temps normal, elle peut devenir particulièrement complexe en télétravail, en l’absence des paramètres qui vous sont familiers lorsque vous êtes au bureau. Voici donc 8 conseils pour vous aider à mieux gérer votre temps et à augmenter ainsi votre efficacité.

1. Planifiez votre emploi du temps

Si vous travaillez à la maison avec votre partenaire, établissez un calendrier quotidien ou en début de semaine afin de répartir les tâches : qui travaillera où et quand, qui s’occupera des enfants, qui effectuera les tâches ménagères. Le fait de fixer cette répartition par écrit en facilite le suivi, qu'il s’agisse d'une application (comme Google Calendar ou TimeTree) ou d’un simple bout de papier accroché au réfrigérateur.

2. Délimitez l’espace

Choisissez des pièces ou des zones distinctes de la maison et attribuez-leur un rôle. Par exemple, le bureau installé dans votre chambre est uniquement destiné au travail, le salon aux loisirs, et la table de la cuisine aux repas et aux devoirs des enfants. Cette structure vous aidera à créer un lien entre l’espace physique et votre concentration mentale. Si votre salon est habituellement réservé à Netflix, vous éprouverez peut-être des difficultés à passer en mode « travail » sur le canapé, avec votre ordinateur sur les genoux. Identifiez dans la maison les meilleurs endroits pour jouer et travailler, et tâchez de les respecter.

3. Testez des applications de productivité

Il existe une vaste gamme de logiciels conçus pour vous aider à accroître votre productivité (dont Evernote et Focus Booster, deux options gratuites) : profitez-en. Ces applications vous aideront à suivre vos projets, à tenir vos délais et à optimiser votre organisation, mais ce n’est pas tout. Elles vous avertissent également quand il est temps de faire une pause ou de terminer votre journée de travail. Une aide qui peut s’avérer précieuse en fin de journée, lorsque vous perdez la notion du temps et continuez à travailler au-delà du raisonnable. Envie d'un break et d'un bon étirement ? Stretchly est une application open-source qui propose un rappel d’écran et un minuteur pour vous aider à bouger régulièrement.

4. Habillez-vous normalement

Ne cédez pas à la tentation du pantalon de pyjama au quotidien. À première vue, ce conseil ne semble pas lié à la gestion du temps. Pourtant, le fait d’avoir une routine (se lever à la même heure chaque jour et porter des vêtements qui vous permettent de sortir en public) vous aidera à adopter le bon état d’esprit, de sorte à vous concentrer sur vos projets professionnels. Et lorsqu'on est concentré, on gère son temps plus efficacement.

5. Prévoyez du temps libre

Il est impératif de continuer à prendre des pauses, comme vous le feriez normalement entre deux réunions. Programmez ces pauses dans votre calendrier, comme le reste de vos rendez-vous professionnels, même s’il ne s’agit que de 10 ou 15 minutes. Cela vous permettra de recevoir un rappel, et de bloquer votre agenda pour que vos collègues sachent que vous êtes occupé(e). Enfin, profitez de votre temps libre pour faire une promenade ou discuter avec vos collègues autour de la machine à café (en l'occurrence : votre famille ou vos animaux domestiques).

6. Limitez les distractions des réseaux sociaux

Les réseaux sociaux troublent constamment votre concentration ? Déconnectez-vous de vos comptes pendant votre temps de travail, vous serez alors moins enclin(e) à les utiliser. Autre astuce : supprimez les raccourcis de votre navigateur web ou optez pour une navigation privée ou « incognito », pour éviter la connexion automatique aux réseaux sociaux.

7. Soyez transparent(e) avec votre manager

L’horaire de bureau typique de 9 à 5 heures n’est pas toujours réaliste en télétravail, surtout si des obligations familiales ponctuent vos journées. Il se peut aussi que votre productivité augmente en dehors des heures de bureau, par exemple avant que votre famille ne se réveille ou après le repas du soir. Quoi qu'il en soit, veillez à communiquer ouvertement avec votre supérieur hiérarchique afin d’être sur la même longueur d'onde quant aux attentes de chacun.

8. Fixez des limites qui vous conviennent

Maintenant que le trajet entre votre domicile et votre lieu de travail se résume à une dizaine de pas entre la table de la cuisine et le canapé, il peut être difficile de mettre fin à votre journée. De même, l’accès constant aux e-mails et autres applications professionnelles ne vous aidera pas à déconnecter. Pour préserver un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, tâchez de régler une alarme pour vous rappeler qu'il est temps d’arrêter de travailler. Éteignez votre ordinateur, et rangez-le loin de vous pour ne pas être tenté(e) d’y jeter un œil. Certains désactivent même les notifications des applications professionnelles sur leur smartphone en fin de journée. Dernier conseil : Si possible, signalez vos horaires de travail dans votre signature électronique ou dans vos e-mails automatiques d’absence. Cela pourrait réduire le nombre de collègues qui vous contactent en dehors de vos heures de travail.