Je werknemers de mogelijkheid geven om te telewerken is een slimme zet voor je bedrijf, zowel op het vlak van aanwerving als personeelsbehoud. Zo blijf je immers een stap voor op bedrijven die geen thuiswerkmogelijkheden bieden terwijl telewerk steeds vaker een noodzaak wordt.

In een tijd waarin duizenden werknemers met bitter weinig telewerkervaring plots van thuis uit moeten werken, vragen bedrijven zonder formeel telewerkbeleid zich misschien af hoe ze toch zo’n beleid kunnen invoeren.

We zetten alvast enkele belangrijke tips op een rijtje:

1. Overleg met je juristen

Voordat je je medewerkers de kans geeft om van thuis uit te werken, moet je ervoor zorgen dat je telewerkbeleid geen juridisch mijnenveld wordt. Elk telewerkbeleid moet juridisch worden afgetoetst om er zeker van te zijn dat de arbeidswetgeving wordt nageleefd. Belangrijke aspecten om rekening mee te houden zijn onder meer complicaties inzake verloning, regelgeving inzake overuren en de persoonlijke verantwoordelijkheid voor bedrijfseigendommen die buiten het bedrijf worden gebruikt.

2. Vraag managers om input

Hoewel een telewerkbeleid altijd wordt ingevoerd door de directie of het hoger management van een bedrijf, moeten ook de teamverantwoordelijken betrokken worden bij het opstellen ervan. Zij weten immers welke functies het best in aanmerking voor telewerk en zijn dan ook het best geplaatst om het beleid aan te passen aan de realiteit van hun team. Met de volgende vragen kunnen ze nagaan welke functies in aanmerking komen voor telewerk: Kan deze functie echt autonoom worden uitgevoerd? Is er voor deze functie veel overleg vereist dat niet efficiënt kan worden opgevangen via videoconferencing? Wat is de eventuele impact op ons team of op onze bedrijfscultuur als meerdere medewerkers op regelmatige basis zouden telewerken?

3.  Investeer in de juiste technologie

De sleutel tot het succes van elk telewerkbeleid is het gebruik van de meest recente technologische hulpmiddelen. Slack, Google Hangouts en Skype for Business zijn voorbeelden van platformen waarmee werknemers die telewerken de hele dag door met iedereen in contact kunnen blijven. Diensten voor documentbeheer zoals Dropbox, Google Drive of een intern systeem maken het dan weer mogelijk om samen te werken en in real time informatie met elkaar te delen.

4. Hanteer dezelfde normen als op kantoor

Het is niet altijd vanzelfsprekend om een telewerkteam aan te sturen. Telewerkers moeten voelen dat hun manager ervan overtuigd is dat ze thuis even hard en lang zullen werken als op kantoor en dat ze er even productief zullen zijn. Op het vlak van kwaliteit en prestaties mag er geen enkel verschil zijn tussen het werk dat op kantoor of tijdens het telewerken wordt geleverd. Hanteer dus dezelfde normen voor wie op kantoor werkt en wie niet, zowel wat betreft klantenservice en werktijden als antwoordtijden voor e-mails en telefoongesprekken. Het is ook een goed idee om ‘basisuren’ vast te leggen waarin alle medewerkers bereikbaar moeten zijn.

Zorg er tot slot voor dat telewerkers en andere medewerkers op locatie het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van het team. Doe een extra inspanning om ze op de hoogte te houden van al het bedrijfs- en afdelingsnieuws. Af en toe je hele team samenbrengen kan ook helpen om de collegialiteit en teamgeest te bevorderen. Probeer daarom minstens een keer per kwartaal een grote videoconference te houden via een groepsvriendelijk platform.

Learn from Robert Half’s expert recruiters so you can build a talented team of employees or advance your career. Operating in over 300 locations worldwide, with offices in Belgium, including our Luxembourg staffing agency, Robert Half can provide you with assistance including office admin recruitment, where and when you need it.