Het aantal langdurig afwezige medewerkers neemt toe in veel bedrijven, waardoor een effectieve re-integratie belangrijker is dan ooit. Dit kan een uitdaging zijn, maar met de juiste aanpak kunnen werkgevers een vlotte en langdurige terugkeer naar de werkplek mogelijk maken. Met welke zaken moet u rekening houden om deze re-integratie in goede banen te leiden?
Tijdens de afwezigheid van de medewerker is het belangrijk om de taken goed te verdelen onder het team. Zo voorkomt u dat er een achterstand ontstaat en hij of zij bij de terugkeer wordt overspoeld met werk. Die terugkeer is trouwens een goede gelegenheid om het takenpakket en de hoeveelheid werk van de medewerker te herbekijken (workflow clearance). Dit moment van herziening kan helpen om de werklast beter te verdelen in het team en te zorgen dat taken beter aansluiten bij de competenties van elke medewerker. Op die manier verloopt niet alleen de re-integratie vlotter, maar verbetert ook de algemene teamdynamiek en productiviteit.
Tijdens de afwezigheid is het belangrijk dat u en uw team regelmatig contact houden met de medewerker, mits hij of zij hiervoor openstaat. Een eenvoudig berichtje of een kort gesprek, zowel van u als van collega’s, kan de terugkeer naar de werkplek vergemakkelijken. Dit helpt niet alleen bij een vlotte reïntegratie in het team, maar versterkt ook de betrokkenheid van de medewerker bij het bedrijf.
Stel een persoonlijk re-integratieplan op voor de medewerker met haalbare doelen voor de eerste weken en maanden. Dit creëert duidelijkheid over de verwachtingen en verantwoordelijkheden tijdens het re-integratieproces. Hou rekening met de specifieke behoeften en omstandigheden van de medewerker, bijvoorbeeld medische ondersteuning, flexibele werktijden of aangepaste taken. Focus ook op skill development. U kan bijvoorbeeld een training of opfriscursus organiseren om bepaalde vaardigheden van de medewerker bij te werken, of om te informeren over nieuwe systemen en tools die tijdens de afwezigheid werden geïntroduceerd.
Organiseer bij de terugkeer een meeting om te bespreken wat er tijdens de afwezigheid gebeurd is. Maak een presentatie met een duidelijk overzicht van de uitgevoerde taken, de lopende projecten en de toekomstige stappen. Zo geraakt de medewerker snel weer up-to-date.
Stel een collega aan bij wie de medewerker tijdens de reboardingperiode terechtkan met vragen of om nieuwe of gewijzigde processen onder de knie te krijgen. Dit geeft een gevoel van steun en begeleiding, wat de werkhervatting bevordert. Betrek het volledige team bij de re-integratie. Informeer hen over de terugkeer en bespreek hoe zij hun collega kunnen helpen en ondersteunen.
Tijdens de eerste maanden van de reboardingperiode is het goed om regelmatige check-up meetings in te plannen. Moedig de medewerker aan om feedback te geven over het re-integratieproces en om eventuele problemen of moeilijkheden te benoemen. Jullie kunnen dan samen bekijken wat er beter kan.
Last but not least: creëer een ondersteunende en positieve omgeving. Organiseer een warm ontvangst zodat de medewerker zich gewaardeerd voelt, bijvoorbeeld met een persoonlijk welkomstkaartje, een kleine attentie of een drink met de collega’s. Toon begrip voor de uitdagingen die de medewerker mogelijk ervaart bij de terugkeer. Een empathische aanpak verhoogt de motivatie en betrokkenheid bij het re-integratieproces, wat het risico op terugval vermindert.
