"A colaboração online é essencial para conectar pessoas digitalmente, permitindo que elas se comuniquem em prol de um objetivo comum, seja um projeto ou uma tarefa específica. Para as empresas, isso se traduz em um aumento significativo da eficiência e produtividade", de acordo com Mario Custodio, diretor de executive search da Robert Half.
"Hoje, existem diversos softwares que atendem a diferentes necessidades. Alguns são específicos, enquanto outros incorporam uma variedade de recursos, como fluxo de trabalho, mensagens, videoconferências, agenda e e-mail. Esses programas permitem que as equipes colaborem simultaneamente em um único documento, de qualquer lugar do mundo", completa.
A colaboração online não se faz apenas por ferramentas. Ela pode ser categorizada, dependendo do perfil da empresa e das atividades desempenhadas pelas pessoas colaboradoras. Conheça as principais:
Comunicação síncrona: chamamos de comunicação síncrona aquela que acontece em tempo real. Pode ser uma conversa nos aplicativos de comunicação mencionados acima, chamadas de vídeo, reuniões online e qualquer outro encontro envolvendo no mínimo duas pessoas que se apresentam online ao mesmo tempo. As principais vantagens são:
Acelera o processo de tomada de decisão
Aproxima colegas de trabalho que trabalham em locais diferentes
Contribui para que as pessoas colaboradoras tirem dúvidas e tratem de assuntos delicados mesmo que estejam em espaços diferentes, já que permite usar voz e vídeo
Permite a contratação de talentos pelas experiências e hard skills, já que possibilita o teletrabalho
Promove interação imediata
Comunicação assíncrona: esse tipo de colaboração é muito comum em empresas com jornada flexível ou pessoas colaboradoras que ficam imersas em seus projetos e acabam acessando o chat corporativo em horários pontuais. Chamamos de comunicação assíncrona aquela que não acontece em tempo real. Não é nada inovador; desde que os e-mails foram criados, as pessoas se comunicam assim, enviando uma correspondência digital e recebendo a resposta horas ou dias depois. Também não se restringe aos bate-papos. Compartilhar documentos colaborativos, por exemplo, também é uma forma de comunicar e colaborar de modo assíncrono. Seus principais benefícios são:
Menos interrupções na carga de trabalho, já que as ferramentas deixam os documentos salvos em segurança para a equipe concluir suas atividades no prazo estipulado, sem a necessidade de trabalharem juntas em tempo real
Não restringe a contratação de talentos cujo fuso horário difere do local da empresa
Permite que a empresa implemente jornada flexível, um benefício inovador ao mundo corporativo
Um bom sistema garante que todas as conversas e documentos fiquem registrados
Quando a colaboração online é bem delineada, o engajamento se torna um dos principais benefícios dessa prática. Pessoas colaboradoras engajadas se sentem realizadas com suas funções, pois elas são compatíveis com seus propósitos pessoais e, além disso, conseguem desempenhá-las com fluidez.
No entanto, a vantagem mais significativa é a relação de identificação que essas pessoas desenvolvem com os valores e objetivos do negócio. Isso cria uma ligação com a empresa, que gera produtividade nas tarefas e, consequentemente, resultados eficazes. Pensando nisso, é importante destacar as maneiras pelas quais a colaboração online pode auxiliar no engajamento do time.
O compartilhamento em tempo real é uma delas, pois a comunicação promovida pela colaboração online ajuda a alinhar a equipe com os projetos. Além disso, os softwares oferecem espaços onde a equipe pode trocar mensagens sobre diferentes assuntos do trabalho, deixando claro e organizado a que determinado texto se refere, por exemplo.
Funções que determinam a etapa de cada projeto e o prazo, eliminando a necessidade de avisar sobre essas informações, além de ativar alertas sobre o cronograma das atividades, também são comuns. Muitas plataformas oferecem chat virtual, chamadas de vídeo, apresentações e reuniões online, eliminando a necessidade de estar no mesmo ambiente físico para essas finalidades. Isso poupa tempo com transporte e facilita o desempenho da equipe.
Os recursos de privacidade tornam a colaboração online mais eficaz, permitindo limitar funções e acessos a determinados conteúdos, garantindo que cada pessoa colaboradora acesse as funcionalidades necessárias para cumprir suas tarefas. Além disso, existem plataformas que funcionam no celular, melhorando ainda mais o compartilhamento instantâneo.
O envio de arquivos de forma descomplicada é outro ponto forte das funções de armazenamento na nuvem, que oferecem um ambiente digital simplificado para o trabalho em equipe. Algumas ferramentas de colaboração online fornecem um banco de dados compartilhado, facilitando o envio e a pesquisa de arquivos. Isso garante que todas as pessoas tenham acesso às informações essenciais para realizar suas atividades e salvar o que for necessário para outras colaboradoras.
Com essa funcionalidade, a equipe consegue trocar informações, arquivos, vídeos, imagens, entre outros, aumentando a conectividade, organização e produtividade. O alinhamento sobre a posição de cada integrante também é facilitado por plataformas de colaboração online, que podem limitar funções para cada pessoa usuária. Além disso, é possível obter informações sobre a posição de cada integrante, o que é fundamental para projetos com fluxos de trabalho automatizados em software.
Em uma plataforma de colaboração online, é possível localizar um documento, identificar quem fez e quando foram feitas alterações, e passar esse arquivo para uma nova etapa de trabalho por meio de um recurso de gerenciamento de tarefas. Isso alinha a equipe em relação à demanda de trabalho, etapas, cronograma e prazos, sendo essencial para uma colaboração produtiva e eficaz.
Por fim, a comunicação facilitada é indispensável no ambiente corporativo atual. Para evitar movimentações desnecessárias, é comum que as empresas adotem ferramentas de colaboração online para simplificar o trabalho remoto. Através de mensagens instantâneas, mais rápidas que e-mails, é possível conversar em grupos, manter as pessoas informadas e notificar a equipe. Para tornar essa função realmente eficaz, é importante definir canais comuns de comunicação e estabelecer regras claras. Assim, a experiência de colaboração se assemelha à de um ambiente de trabalho físico, mas sem as distrações comuns do escritório.
Não hesite em apostar em ferramentas de colaboração online que atendam às necessidades da sua empresa. Realize essa transição para o trabalho remoto de forma tranquila e confortável para suas pessoas colaboradoras. Com o tempo e ajustes necessários, observe sua equipe colaborar, alcançar engajamento e aumentar a produtividade. Lembre-se de que essa mudança pode não ser fácil e requer tempo para adaptação completa, mas com uma mente aberta para soluções inovadoras, os desafios serão superados.
