La présente déclaration de protection des données s’applique aux employés de Robert Half GmbH et de Protiviti Switzerland GmbH (ci-après dénommés ensemble en tant que «employeur», «nous», «notre», ou «la (les) entreprises(s)» ou séparément en tant que «RH» pour Robert Half et en tant que «Protiviti» pour Protiviti Switzerland GmbH), aux travailleurs temporaires de RH employés actuellement ou antérieurement en Suisse et aux consultants indépendants auxquels RH fournit des missions auprès de tiers. Les termes suivants s'appliquent tels que définis dans le cadre de la présente déclaration :
l’« employé » désigne les employés des entreprises, y compris les travailleurs temporaires qui sont employés de manière permanente par RH au moyen d’un contrat de travail ;le « personnel interne » désigne les employés des entreprises, à l’exception des travailleurs temporaires ;le « travailleur temporaire » désigne les employés de RH dont les services sont loués à des entreprises tierces ;le « consultant indépendant » désigne les indépendants (personnes physiques ou morales) auxquels RH procure des mandats auprès de tiers.
Dans la présente déclaration, le genre masculin est utilisé sans discrimination, dans le seul but d'alléger le texte.
Dans la présente déclaration de protection des données, nous expliquons comment et à quelles fins les entreprises collectent, traitent et transmettent vos données personnelles, ainsi que les droits dont vous disposez dans ce cadre. Cette déclaration de protection des données est complétée par d’autres avis spécifiques, tel que l’avis de confidentialité qui figure sur notre formulaire d’inscription pour les candidats.
Robert Half GmbH,
Bahnhofplatz 9,
8001 Zurich et
Quai de I´lle 13,
1204 Genève
(pour tous les employés de Robert Half GmbH)
Protiviti Switzerland GmbH
Bahnhofplatz 9, 2e étage
8001 Zurich
(pour tous les employés de Protiviti Switzerland GmbH)
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles ou si vous entendez exercer vos droits, veuillez vous adresser à : [email protected].
Nous collectons vos données personnelles directement auprès de vous et par d’autres sources, notamment lorsque vous postulez à un emploi via un site d’emploi, directement via notre site internet, sur des sites de médias sociaux tels que XING, LinkedIn, Facebook et Twitter, ou lorsque vous nous fournissez vos données lors d’un salon de l’emploi, d’un évènement promotionnel, de réseautage ou de formation.
Afin de pouvoir vous proposer nos services de recrutement (emploi temporaire, placement privé et/ou mise à disposition de consultants indépendants), nous vous demandons de vous inscrire en tant que candidat. Au cours de la procédure d’inscription des candidats, nous collectons vos données personnelles directement auprès de vous, via votre CV, par le biais de références professionnelles et/ou de formation ainsi que de tests en ligne auxquels vous participez volontairement à notre demande.
Les catégories de données personnelles que nous pouvons collecter comprennent :
votre identité (votre nom complet, le cas échéant, vos noms précédents et une preuve de changement de nom), sexe, date de naissance et état civil ;
si nécessaire, une preuve de votre permis de travail, qui peut inclure une photographie, ainsi que votre nationalité, lieu de naissance, permis de conduire, etc. (conformément aux exigences légales) ;
vos coordonnées, y compris votre adresse e-mail, votre adresse personnelle et votre numéro de téléphone ;
vos coordonnées bancaires et votre numéro d’assurance sociale (afin que nous puissions effectuer les paiements en votre faveur et sur votre compte et, si vous êtes notre employé, vous payer les cotisations d’assurances sociales et vous en fournir la preuve) ;
les informations de paie telles que votre numéro fiscal national, votre adresse, votre ancienneté, votre état civil, votre numéro de compte bancaire, votre composition familiale, votre date de naissance, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ;
vos critères, préférences et attentes en relation avec votre recherche d’emploi ;
vos qualifications, compétences, expérience professionnelle et formation ;
vos certificats de travail et/ou de formation ;
les informations sur les référents (anciens employeurs ou référents de votre formation) et les lettres de référence ;
votre salaire, ou si vous êtes consultant, vos honoraires actuels et souhaités ainsi que d’autres avantages ;
les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence ;
les informations sur les restrictions liées à votre santé (dans la mesure où vous les avez signalées et qu’elles sont pertinentes) ;
autres informations contenues dans votre CV ou que vous choisissez de nous fournir ;
les données de profil, y compris votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, vos intérêts, vos préférences, vos commentaires et vos réponses aux enquêtes auprès des clients ;
les photos et vidéos que vous avez prises ;
les résultats de différents tests (test de personnalité et de compétence) si vous souhaitez y participer ;
les données de la saisie des heures de travail (employés) ou des activités (consultants indépendants), en particulier celles saisies via nos outils de gestion du temps ;
les données de marketing et de communication, y compris vos préférences en matière de marketing et de communication.
Si l’employé ou le consultant indépendant ne fournit pas de données personnelles, il se peut que les entreprises ne puissent pas gérer le rapport de travail ou la mise à disposition de consultants indépendants, et que, de son côté, l’employé ne soit pas en mesure de participer à certaines activités ou de profiter de certaines prestations liées à son emploi, ou que le consultant indépendant ne puisse pas être mis en relation avec un client.
Nous utilisons ces informations aux fins suivantes :
pour une prise de décision sur votre recrutement (y compris la participation à des tests de personnalité, la réponse à des questionnaires, la participation à des enquêtes et à des sondages auprès des employés sur la motivation et l’intégration) (pour les employés) ;
pour déterminer vos conditions de travail avec nous et préparer votre contrat de travail (pour les employés) ou votre contrat de mise à disposition (pour les consultants indépendants) ;
pour obtenir des références personnelles et/ou des références d’employeurs (pour les employés) ou des références de clients (pour les consultants indépendants) précédents et pour émettre des références ;
pour la gestion de votre dossier personnel dans :
•Workday et le portail HCM (pour le personnel interne de RH) ;
•Workday, dans un dossier protégé sur le lecteur interne de l’entreprise, dans le portail HCM, dans l’outil de gestion du temps « Time and Space » (iCat) et dans le dossier papier (pour le personnel interne de Protiviti) ;
•le dossier personnel numérique situé sur le lecteur propre de la succursale et dans un dossier personnel sur le lecteur du service de paie, dans Salesforce et dans le dossier personnel sous forme papier, ainsi que dans le portail HCM et dans l’outil de gestion du temps (pour les travailleurs temporaires de RH) ;
pour mener des entretiens personnels et des évaluations de performance (pour les employés) ;
pour la gestion de vos modalités de travail (p. ex. horaires de travail flexibles ou télétravail) (pour les employés) ;
pour le respect des obligations en matière de santé et de sécurité (pour les employés) ;
pour mettre en place le processus de paie afin de transférer votre salaire et le remboursement éventuel des frais sur votre compte bancaire (pour les employés) ;
pour mettre en place le processus de facturation afin de transférer vos honoraires et le remboursement éventuel des frais sur votre compte bancaire (pour les consultants indépendants) ;
pour le paiement de votre salaire et l’émission d’une fiche de salaire mensuel (pour les employés) ;
pour le paiement de vos honoraires ou d’un avoir et l’émission d’un décompte mensuel à réception de votre facture (pour les consultants indépendants) ;
pour la retenue à la source de l’impôt sur le revenu et des cotisations d’assurances sociales et le décompte auprès des autorités fiscales compétentes et des organes des assurances sociales (pour les employés) ;
pour gérer et mettre à jour vos absences telles que les vacances ou les congés de maladie, les congés parentaux et autres congés (pour les employés) ;
pour gérer les absences pour cause de maladie et évaluer votre capacité à travailler ;
pour la gestion de l’aide à la formation/des prêts étudiants/des bonus de recommandation/les avoirs pour transport publics ;
pour prendre des dispositions pour la cessation de votre emploi et les tâches administratives connexes (pour les employés) ;
pour le transfert de vos données personnelles à notre société mère aux États-Unis dans le but de créer votre compte employé (employés);
pour l’octroi des autorisations d’accès adéquates aux divers systèmes internes dont vous avez besoin pour exercer vos fonctions dans l’entreprise ou pour l’entreprise, comme notre Customer Relationship Management-System - Salesforce (pour le personnel interne de RH et de Protiviti) et notre système financier - PeopleSoft - Global Finance System (pour le personnel interne de RH) ; à notre portail HCM ou à notre outil de gestion du temps (pour les travailleurs temporaires et consultants indépendants de RH) ;
pour la mise à disposition d’outils de travail appartenant à l’entreprise (pour les employés) ;
pour la planification et la gestion des affaires, y compris la budgétisation annuelle pour les différents départements ;
pour résoudre les différends, les griefs, les plaintes et les réclamations vous concernant ou concernant d’autres employés/consultants indépendants (pour les employés et consultants indépendants) ;
pour surveiller votre utilisation de nos systèmes d’information conformément à notre Business Tools & Kommunikationsrichtlinie (pour les employés) ;
pour le respect de toutes les obligations légales, réglementaires et administratives ainsi que le respect et l’application de la législation sociale et fiscale (pour les employés et les consultants indépendants) ;
pour la planification du travail, aussi bien administrative qu’organisationnelle (pour les employés temporaires) ;
pour la gestion des services fournis au client et leur facturation (pour les employés temporaires et consultants indépendants) ;
pour maintenir et assurer la communication entre les entreprises et les employés/consultants indépendants ;
pour la compilation et l’évaluation des statistiques ;
pour mener des enquêtes auprès des employés à des fins internes (pour les employés) ;
pour l’appui, tant administratif qu’organisationnel, de la procédure de recrutement et de candidature (pour les employés et consultants indépendants) ;
pour l’enregistrement et le traitement de vos heures de travail/temps de projet, notamment via des outils de gestion du temps, afin de s’assurer du respect de toutes les dispositions légales et contractuelles, notamment la loi sur la durée du travail (pour les employés et consultants indépendants) ;
pour l’adaptation de postes de travail ;
pour l’octroi des prestations sociales (y compris les allocations familiales, les indemnités légales de maladie et autres prestations);
pour toute autre fin commerciale légale dans la mesure permise ou requise par les lois ou les règlements applicables ;
pour les sociétés d’informations sur la solvabilité et de renseignements économiques et les tiers qui exécutent des sanctions et des contrôles contre le terrorisme.
On entend par données personnelles sensibles, les données sur les opinions ou les activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales ; les données sur la santé, la sphère intime ou l’origine raciale ou ethnique ; les données génétiques ; les données biométriques identifiant une personne physique de manière univoque ; les données sur des poursuites ou sanctions pénales et administratives ; les données sur des mesures d’aide sociale.
Dans certains cas, nous pouvons traiter vos données personnelles sensibles parce que vous avez décidé de nous les fournir et qu’elles sont pertinentes pour votre candidature. Si nous avons besoin de votre consentement écrit, nous vous ferons savoir quelles informations nous aimerions connaître de vous en détail et pourquoi nous en avons besoin. Nous prenons des mesures supplémentaires de sécurité et autres afin de protéger les données personnelles sensibles et de restreindre le groupe de personnes qui ont accès à ces données. Ces informations ne sont conservées que le temps nécessaire et sont ensuite supprimées.
Nous faisons partie d’un groupe international d’entreprises. Vos données personnelles sont stockées en toute sécurité sur des serveurs en Europe et au Royaume-Uni et transmises de manière sécurisée à notre société mère Robert Half Inc. aux États-Unis et stockées là-bas et dans le « cloud ».
Outre les destinataires explicitement énumérés dans la présente déclaration de protection des données, Robert Half peut également transmettre vos données personnelles aux catégories de destinataires suivantes, lorsque cela est autorisé :
à nos clients dans le cadre des services de recrutement (emploi temporaire, placement privé et/ou mise à disposition de consultants indépendants) ;
aux entreprises et aux particuliers que nous employons pour exercer des fonctions commerciales et nous fournir des services. Les prestations de services comprennent par exemple la fourniture de services de paie pour nous permettre de payer nos employés internes et les travailleurs temporaires qui travaillent chez le client ; les services de vérification des antécédents et de validation de parcours professionnel ; les installations de stockage de données également aux États-Unis et dans le cloud ; l’hébergement de nos serveurs Web ; la diffusion d’annonces et la gestion des candidatures via notre fournisseur tiers Broadbean ; l’analyse des données et la production de statistiques, ainsi que des services juridiques, comptables, d’audit et autres services professionnels ;
aux sociétés d’informations sur la solvabilité et de renseignements économiques et aux tiers qui effectuent des sanctions et des contrôles contre le terrorisme ;
aux autorités gouvernementales, y compris la police et autres autorités de poursuite pénale et aux autorités de régulation et de surveillance afin de nous conformer aux lois applicables ou à une procédure judiciaire, ou si nous croyons raisonnablement qu’une telle action est nécessaire pour : (a) se conformer à la loi exigeant une telle communication des données ; (b) protéger les droits ou la propriété de Robert Half ou de ses sociétés affiliées ; c) prévenir un crime, protéger la sécurité nationale ou détecter ou prévenir la fraude ; ou (d) protéger la sécurité personnelle des personnes qui utilisent notre site internet ou pour protéger la sécurité publique ;
à des tiers à qui nous pouvons vendre, transférer ou fusionner une partie de notre entreprise ou de nos actifs. Alternativement, nous pouvons tenter d’acquérir ou de fusionner avec d’autres sociétés. Dans ces cas, nous vous informerons des changements intervenus dans notre entreprise.
aux consultants informatiques qui effectuent des travaux de test et de développement sur nos systèmes informatiques, aux prestataires de services que nous avons mandatés pour le traitement des données et à d’autres prestataires de services qui peuvent également être basés en dehors de l’EEE.
Si ces destinataires sont des sous-traitants, nous les obligeons contractuellement à respecter la protection des données et à mettre en œuvre un niveau approprié de sécurité des données et nous n’autorisons le traitement que conformément à nos instructions. L’utilisation des données à des fins personnelles n’est en aucun cas autorisée. Si nous mettons fin à nos relations commerciales avec ces destinataires, nous les obligeons à restituer ou à supprimer les données personnelles transmises ou, à défaut, à demander leur anonymisation afin que vous ne puissiez plus être identifié.
Certains de ces destinataires sont également des responsables de traitement indépendants de Robert Half, qui sont chargés de traiter vos données personnelles pour leurs propres besoins, comme l’autorité fiscale locale agit en tant que responsable à des fins fiscales. Il se peut que nous ne puissions pas imposer d’obligations ou de restrictions à ces responsables en ce qui concerne la manière dont ils traitent vos données personnelles.
En principe, vos données personnelles sont traitées en Suisse. Toutefois, en raison de notre activité globale, vos données personnelles peuvent être transférées à l’étranger. Nos clients, nos prestataires de services et les sociétés de notre groupe ont leur siège dans les États membres de l’UE, de l’EEE, aux États-Unis, dans la région APAC et en Inde.
En cas de transfert de vos données personnelles vers un pays n’offrant pas un niveau de protection des données adéquat comparable à celui de la Suisse, nous obligeons contractuellement les destinataires en question à respecter un niveau de protection adéquat en utilisant ce que l’on appelle des clauses contractuelles standard avec les adaptations correspondantes prévues en Suisse.
Vos données personnelles sont traitées de manière confidentielle et peuvent être consultées ou accédées régulièrement uniquement par vous, votre superviseur direct (et le supérieur hiérarchique de votre équipe), les employés du service du personnel et du service de paie et, le cas échéant, d’autres employés chargés de la gestion de votre rapport de travail ou de votre mission (employés et consultants indépendants).
Si d’autres employés ont accès à vos données personnelles à des fins financières ou budgétaires, de planification des ressources, de prévision ou à d’autres fins commerciales légitimes, cela est limité aux données relatives à votre travail (telles que votre nom, votre poste, l’emplacement de votre bureau, votre superviseur direct).
L’accès aux données n’est accordé qu’à des personnes préalablement autorisées. Une autorisation n’est octroyée qu’en cas de besoin commercial réel et uniquement dans la mesure nécessaire à l’accomplissement de la tâche concernée.
Nous utilisons des installations de stockage modernes et sûres ainsi que des méthodes techniques de protection pour protéger vos données personnelles contre le traitement et la transmission non autorisés ou illégaux, contre la perte et la destruction accidentelle ou tout autre dommage. Si nous mandatons des tiers pour fournir des services et que leur accès à vos données personnelles s’avère nécessaire pour des raisons d’intérêts légitimes propres, nous veillerons à ce qu’ils n’aient accès à vos données que dans la mesure nécessaire à la fourniture des services commandés. Nous veillons également à ce que chaque prestataire de services mandaté par nous soit contractuellement tenu de respecter les lois applicables en matière de protection des données, de traiter vos données personnelles de manière confidentielle et de prendre les précautions appropriées pour protéger vos données personnelles.
Dans le cadre du recrutement, respectivement de la mise à disposition de consultants indépendants (non-employés de RH) et de location de travailleurs temporaires (employés de RH), RH utilise l’intelligence artificielle (« IA ») pour rechercher des données personnelles et pour comparer les CV avec des postes/positions et pour ainsi trouver des postes/positions appropriés. À cette fin, RH utilise un service fourni par Textkernel BV, Nieuwendammerkade 26A5, NL-1022AB Amsterdam (« TK »), une société sise aux Pays-Bas/UE.
Cette IA aide nos recruteurs à rechercher et à faire correspondre plus efficacement les candidats proposés avec les postes vacants de nos clients. L’avantage de la recherche par IA est qu’elle aide nos recruteurs à consulter davantage de CV et à faire correspondre plus rapidement les données personnelles aux offres d’emploi des clients, tout en ignorant les données non pertinentes. Nos recruteurs reçoivent une liste de candidats proposés qui sont éligibles au poste vacant d’un client, sans que cela entraîne une prise de décision automatique. Nos recruteurs se basent sur leur expertise, leur connaissance du marché du travail, de l’entreprise du client et des exigences du poste, leurs entretiens avec les candidats et d’autres critères pertinents pour déterminer quels sont les candidats présélectionnés pour un poste client spécifique.
Le cas échéant, ce sont les clients (par l’intermédiaire de leurs recruteurs) qui décident quels candidats choisir pour une entrevue. Ce sont les recruteurs de nos clients (et non notre outil d’IA) qui décident du candidat sélectionné pour le poste, s’il y a un candidat approprié, et qui s’occupent ensuite de l’embauche du candidat.
Vous pouvez vous opposer au traitement par TK AI à tout moment en contactant [email protected]. Dans ce cas, nous n’utiliserons plus TK AI en relation avec votre CV. Cela n’a toutefois pas de conséquences ou d’effets, en particulier sur votre candidature ou sur la recherche de postes qui vous conviennent, car nous utilisons à tout moment nos connaissances personnelles de vous, du client et de son entreprise, du poste et des exigences du rôle, ainsi que du marché, et nous prenons seuls toutes les décisions. Si vous vous opposez au traitement de vos données personnelles par notre outil d’IA, nos consultants en recrutement continueront à vous fournir leurs services, mais utiliseront d’autres méthodes pour vous trouver des offres d’emploi. Les données personnelles des candidats qui ne sont plus disponibles pour un emploi, qui ne sont plus activement à la recherche d’un emploi, qui ont récemment pris un emploi permanent ou qui se sont opposés au traitement de leurs données personnelles par AI seront supprimées par notre fournisseur de services d’IA. Pour en savoir plus sur notre outil d’IA, veuillez cliquer ici.
Nous conservons vos données personnelles pendant la durée des rapports de travail ou la durée de votre mission en tant que consultant indépendant auprès de tiers sur la base d’une mise à disposition effectuée par nos services et conformément à nos obligations légales.
À moins qu’une période de conservation ne soit spécifiée par la loi, nous déterminerons la durée de conservation appropriée pour les données personnelles, en tenant compte de tous les critères pertinents. Dans certaines circonstances, nous anonymisons vos données personnelles à des fins de recherche ou de statistiques, de sorte que vous ne puissiez plus être identifié. Dans ce cas, nous pouvons utiliser les données anonymisées indéfiniment sans vous en informer.
Si vous ne souhaitez plus utiliser nos services de recrutement, vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles de notre base de données de candidats. Sous réserve des services que nous fournissons, nous pouvons continuer à conserver certaines de vos données personnelles à des fins juridiques, de conformité, comptables et fiscales, ainsi qu’à d’autres fins commerciales légitimes.
En cas d’échec d’une candidature interne, nous conserverons vos données personnelles dans notre base de données RH pendant une période de 6 mois afin de pouvoir prouver que nous avons mené le processus de recrutement de manière équitable et transparente et que nous n’avons discriminé aucun candidat pour des motifs injustifiés. Après l’expiration de cette période de conservation, vos données personnelles sont automatiquement supprimées. Si nous pensons que vous pourriez convenir à des postes à pourvoir à l’avenir, nous pouvons vous demander si nous devons conserver les données de votre CV. Nous le ferons uniquement avec votre consentement.
Vous bénéficiez des droits suivants en vertu de la LPD suisse :
Droit d’accès, à la remise et à la transmission : Vous avez le droit de demander à tout moment si nous traitons des données personnelles vous concernant. En outre, vous pouvez nous demander de transmettre vos données personnelles sous un format électronique couramment utilisé, à condition que les données soient traitées automatiquement et que les données soient traitées avec votre consentement ou en relation directe avec la conclusion ou l’exécution d’un contrat avec vous. Dans ce cas, vous pouvez également exiger la transmission des données à un autre responsable, pour autant que cela ne nécessite pas d’efforts disproportionnés. Vous n’avez pas de frais à payer pour cela.
Droit de rectification : Vous avez le droit de faire corriger les données personnelles inexactes ou incomplètes, à moins qu’une disposition légale nous interdise de les modifier.
Droit à l’effacement : Vous avez le droit de nous demander à tout moment la suppression de vos données personnelles. Veuillez noter que dans certaines constellations, la loi nous interdit de supprimer vos données personnelles. Si tel est le cas, nous vous en informerons dans notre réponse à votre demande de suppression.
Droit de vous opposer au traitement des données : Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles par nous. Veuillez noter qu’en cas d’opposition, nous ne serons plus en mesure de vous proposer certains services pour lesquels le traitement correspondant de vos données personnelles est nécessaire.
Droit de révoquer votre consentement : Dans le cas où vos données personnelles sont traitées sur la base de votre consentement, vous avez le droit de révoquer celui-ci à tout moment avec effet pour l’avenir. La légalité du traitement pour la période antérieure à votre révocation n’est pas affectée par la révocation.
Afin d’exercer vos droits, nous devons pouvoir vous identifier clairement. En général, nous nous en assurons en utilisant l’adresse électronique que vous avez fournie lors de la saisie de vos données. Cependant, dans certains cas, nous pouvons avoir besoin d’informations ou de documents supplémentaires de votre part (par exemple, une copie de votre carte d’identité).
Veuillez noter que si vous faites valoir vos droits, nous pouvons invoquer des restrictions légales, comme un intérêt prépondérant à conserver vos données personnelles ou notre besoin de faire valoir et/ou de défendre nos droits en justice.
Si vous avez des questions concernant cette déclaration de protection des données pour les employés et les consultants indépendants ou notre utilisation de vos données personnelles, veuillez contacter notre service du personnel, votre personne de contact ou envoyez-nous un e-mail à : [email protected].
