Un adjoint administratif possède un vaste éventail de compétences : qu’il s’agisse de répondre aux appels, de planifier des réunions virtuelles, d’aider les employés à comprendre un nouveau logiciel, de créer des présentations, de soutenir les évènements au bureau, d’effectuer des achats ou de gérer les pages de réseaux sociaux de l’entreprise, leur liste de tâches est vaste. Un bon adjoint administratif peut contribuer au bon fonctionnement de votre lieu de travail. Il peut toutefois s’avérer difficile d’embaucher des adjoints administratifs possédant les connaissances, les compétences et l’expérience nécessaires pour répondre parfaitement à vos besoins.
Le saviez-vous? 46 % des responsables de l’embauche en soutien administratif et à la clientèle prévoyant une augmentation des effectifs dans leurs départements déclarent que la croissance de leur entreprise est le principal facteur informant leurs décisions. Découvrez les dernières tendances pour l’embauche de personnel administratif dans le Guide salarial de Robert Half.
Les étapes qui suivent vous aideront à identifier des talents de qualité pour vos postes ouverts d’adjoint administratif. La bonne personne saura simplifier votre travail, augmenter l’efficacité de votre équipe et épauler votre entreprise pour la rendre plus forte.Dressez une liste de vos attentesCommencez par dresser une liste des tâches que vous voulez confier à votre nouvel adjoint administratif, ainsi que des compétences et qualifications dont il aura besoin pour réussir dans ce poste. Profitez de l’occasion pour répondre à certaines questions : un seul employé sera-t-il en mesure de s’acquitter de la charge de travail? Plusieurs embauches sont-elles nécessaires? Avez-vous besoin d’employés talentueux permanents ou contractuels pour mener à bien des projets particuliers?Exemples de compétences et de qualifications pour les postes d’adjoint administratif :Sens de l’organisation et gestion de tempsCompétences en communicationCapacité d’adaptation et flexibitéAptitudes à l’ordinateurService à la clientèleDiscrétion et confidentialitéEntrée de données et gestion de documentsRédigez une offre d’emploi claire et attrayantePrenez le temps de rédiger le type d’offre d’emploi qui attire les meilleurs candidats. Il s’agit avant tout de décrire précisément le poste et les responsabilités qui s’y rattachent. Une excellente offre d’emploi suscite l’intérêt des candidats qui sont vraiment qualifiés et décourage ceux qui ne le sont pas. Une description de poste bien rédigée donne toutes les chances à votre nouvel adjoint administratif de réussir, car elle lui fournit des lignes directrices claires, en plus de lui dresser un portrait de son futur environnement de travail et de vos attentes dès le premier jour. Au delà d’une simple liste de tâches, une offre d’emploi bien rédigée peut également démontrer la culture de l’entreprise, l’environnement de travail, et le potentiel de croissance. Cela peut attirer les adjoints administratifs talentueux qui recherchent plus d’un simple emploi. Voici comment rester clair et bref dans votre rédaction d’offre d’emploi pour un poste d’adjoint administratif :Utilisez un langage clair et concis : évitez des mots de jargon et des termes techniques qui pourraient porter les candidats potentiels à confusion.Fournissez des détails sur le poste et ses responsabilités : décrivez en détail les tâches quotidiennes ainsi que les projets auquel l’adjoint administratif serait amené à contribuer.Partagez la culture et les avantages de votre entreprise : démontrez brièvement ce qui fait de votre entreprise un lieu de travail de choix, incluant les avantages offerts et les perspectives de croissance.Faites un appel d’offre clair : expliquez clairement aux candidats comment postuler et les informations qu’ils doivent vous fournir.À la recherche d’un adjoint administratif ou d’un emploi en administration? Téléchargez votre CV ou faites une demande de talents dès maintenant, et un expert en recrutement vous contactera sous peu.Faites la promotion de votre offre d’emploiSi les sites d’emplois sur Internet et les médias sociaux sont des outils de recrutement populaires, il se peut que le Web seul ne suffise pas pour trouver le bon adjoint administratif. Le recrutement en ligne est un complément – et non un substitut – à votre réseau personnel. Pensez à demander à vos relations professionnelles si elles connaissent quelqu’un de compétent pour le poste d’adjoint administratif. Vérifiez également auprès de vos employés actuels s’ils peuvent vous recommander quelqu’un. Ils ne seront pas prêts à risquer leur crédibilité pour une personne qui n’en vaut pas la peine, et peuvent ainsi être une source fiable pour des candidats potentiels.Restez aux aguets durant le processus d’entretienLes candidats sont-ils polis pendant les entrevues vidéo ou en personne? Comment sont leurs aptitudes à la communication orale et écrite lorsqu’ils interagissent avec vous? Dégagent-ils de la confiance? Ont-ils une attitude positive? Vous aurez ainsi une bonne idée des compétences et du comportement d’un candidat dans le poste d’adjoint administratif que vous cherchez à pourvoir. Voici quelques autres éléments à surveiller lorsque vous passez des candidats potentiels en entretien un poste d’adjoint administratif :Correspondance avec la description de poste : évaluez si les compétences et l’expérience du candidat correspondent aux exigences de votre description de posteExemples de résolution de problème : demandez au candidat durant l’entretien de présenter des exemples où il/elle a su faire preuve d’initiative et de résolution de problème.Écoute active : le candidat écoute et répond-t-il/elle de façon active vos questions?Besoin de conseils pour améliorer votre processus de sélection de candidats? Lisez notre blogue sur les questions à poser en entretien téléphonique nous vous aider.Recherchez l’effet « wow »L’un des meilleurs conseils que nous pouvons vous donner en ce qui concerne l’embauche des candidats à un poste d’adjoint administratif consiste à noter les éléments où ils se surpassent. Examinez attentivement les CV afin de repérer les signaux d’alarme et posez des questions d’entrevue qui vous aideront à déterminer s’ils ont suivi une formation complémentaire, maintenu leurs titres professionnels, obtenu des certifications administratives ou pris d’autres mesures indiquant qu’ils abordent leur carrière de manière proactive et qu’ils prennent soin de maintenir leurs compétences à jour.Obtenez des référencesIl peut être difficile d’obtenir des commentaires de la part d’anciens employeurs, mais le cas échéant, ils peuvent orienter votre décision d’embauche. Essayez une approche directe avec l’ancien employeur d’un candidat. Par exemple, vous pourriez dire : « J’envisage d’embaucher Jane en tant qu’adjointe administrative, et je vous serais reconnaissant pour tout renseignement que vous pourriez me communiquer à son sujet afin que je puisse m’assurer qu’elle convient bien à notre entreprise. » D’autres questions que vous pouvez consider poser lors de la vérification de références pour un poste d’adjoint administratif peuvent être :Comment décririez-vous le style de communication de (nom du candidat)?Pouvez-vous citer une situation où (nom du candidat) a fait preuve de (compétence pertinente) dans leur fonction?Comment (nom du candidat) fait-il/elle face à la pression ou les échéanciers serrés?Faites vos recherches sur les salaires d'adjoints administratifsPrenez le temps d'étudier les tendances salariales avant de vous lancer dans une recherche de candidats. Le plus récent Guide salarial de Robert Half Canada fournit des données salariales actuelles au niveau national et régional, qui vous aideront à déterminer le niveau de rémunération auquel les professionnels de l'administration de votre ville peuvent s'attendre. Les avantages sociaux et accessoires proposés par votre entreprise sont également des éléments à prendre en compte dans votre processus d’embauche de personnel administratif.Faites appel à une entreprise de recrutement pour l’embauche d’adjoints administratifsLorsqu’il s’agit de trouver un bon adjoint administratif, il peut être judicieux de faire équipe avec un recruteur spécialisé. Robert Half Canada est l’entreprise de choix lorsqu’il s’agit de trouver des professionnels talentueux pour vos équipes de soutien administratif et à la clientèle. Grâce à un vaste bassin de professionnels qualifiés, nous pouvons vous mettre en relation avec les = talents dont vous avez besoin, que ce soit pour un placement contractuel ou permanent. Contactez-nous pour rencontrer un professionnel en solutions de gestion des talents dès maintenant.
